Palaute ja kehitysideoita Midsummer Bridge 2013

Palaute Midsummer Bridge Tournament/ kehitysideoita ja –kohteita:
Helsinki 12.6.2013 klo 15.30 Bridge Areena
Palautetta oli pyydetty työryhmän jäseniltä, Jarmo Laaksolta, Kati Sandströmiltä ja junioreilta.

1. Juniorit
1.1 Kutsuminen; kutsu lähetettävä mahdollisimman pikaisesti kun on päätetty, että kisa järjestetään. Kutsuihin SELKEÄ deadline mihin mennessä vahvistettava. Koska kyseessä on ”maksuton turnaus” pois lukien matkakustannukset, olisi mielestäni harkittava PERUUTUSMAKSUA = maksuton, mutta jos peruutatte vasta 2 kk ennen kisojen toteutumista, on peruutuskulu esim. 500 euroa, harkintaan (MM). Mikäli kutsutaan Viron maajoukkue Midsummer Bridge tapahtumaan, tulee heidät kustantaa SBL:n varoista. Nyt ne maksettiin Midsummer Bridge määrärahoista.
1.2 Etukäteen on harkittava Suomen edustajien kanssa esim. nuorten maajoukkueen koordinaattori, mistä maasta vastustajat kutsutaan ja montako joukkuetta kaiken kaikkiaan. Työryhmä piti tärkeänä, että se itse kutsuu juniorit, jotta pysytään ajan tasalla. Junioritoimikunta valitsee suomalaiset pelaajat ja heille kapteenin. Pitäisi saada selville osanottajat jo ennen vuoden vaihdetta.
1.3 Kaikki maajoukkueiden toimintaan liittyvät osa-alueet on kartoitettava ja etukäteen varmistettava kunkin osa-alueen vastuuhenkilö/-t. Nämä henkilöt pp. Kuljetukset in/out ja pp, aikataulujen luonti, kuskin majoitus. Tämä vaatii sponsorirahoitusta. Nytkin tuli kohtuullisen kalliiksi ilman palkkoja (VvG).
Majoitukset, check and dblcheck, kaikista viime hetken peruutuksista vastaa saapuvan maan edustajat= turhat kustannukset pois=kuka vastaa= virheen tekijä Palaute Jpää:
Suihkutilojen lukitus reistaili, vara-avaimia vastuuhenkilölle (kaksi joukkuetta unohti avaimet sisään). Vastuutetaan tarkemmin junioreita avaimien suhteen (kaulanauhaan). Poistuu turhat ajot.
Ruokailut ja niiden OHJEISTAMINEN. Tämä tulee tarkemmin käydä läpi. Se liittyy samoin kilpailuihin ja ajankohtiin milloin ruokailut pidetään kilpailuiden aikana. Sovittava toimikunnan ja kilpailunjohtajan kanssa tarkemmin (KS). Ruokailu voidaan laittaa painettavaan ohjelmaan, nettiin ja bilboon. Ruokailuun ilmoittautuminen: kyllä/ei jo nettiin samalla kuin ilmoittaudutaan kilpailuun. Ulkomaalaiset eivät olleet ymmärtäneet, että illallinen tuli tilata etukäteen.
Banketti koettiin juhlavaksi ja onnistuneeksi, koska ilma oli lämmin ja tilaisuus oli ulkona (juniorit).
Muu ohjelma junioreille esim. kirkkovenesoutukilpailu, jossa katsojina muut pelaajat. (Ohjelma nytkin tarpeeksi tiukka: harkintaan.)

2. Kilpailut: Pelijärjestelyissä oli puutteita. Junioreiden screenien käytöstä toimikunta sai tiedon vasta tuntia ennen kilpailuiden alkua (Haettiin kiireellä Bridge Areenalta). Juniorit toivoivat parikilpailuna pelattavaa IMP-kilpailua. Lisäksi he toivoivat jakomäärästä tietoa ja kilpailujen loppumisen ajankohdasta. Perjantai oli liian pitkä (juniorit). Voisiko junioreiden maaottelua jatkaa parikilpailuna seuraavana päivänä? (VvG). Tarkempi ohjelma kilpailusta tulisi jakaa ennen kilpailuja (KS). Liitto hankkii heijastavan kellon, joka käy aikaa alaspäin (JL). Kilpailun johto liikkuu salissa kokoajan ja valvoo kilpailun sujumista ja puuttuu epäkohtiin (JL). Kehuja kisoista on kuultu paljon, joten pääkilpailunjohtaja sai sen käsityksen, että pelaajat olivat tyytyväisiä (KS). Kilpailuiden voittajien kuvaamisesta tulee sopia etukäteen (juniorit).

3. Mainonta/markkinointi
Aloitettava jo kuluvassa turnauksessa, rekvisiitta (esim toimitsijoiden ja kilpailujohdon asut joissa mainostetaan tulevan vuoden turnausta). Myyntiin rajallinen määrä turnauspaitoja, käynnissä oleva ja TULEVA turnaus (mahdollisuus pienimuotoisesti peittää kuluja mutta myös mainostaa uutta turnausta), muu mahdollinen jaettava/myytävä materiaali. Tässä kohtaa maltti on valttia . Seuraavien kisojen esitteet jo valmiiksi jaettavaksi. Netti näkyvämmäksi. Mahdollisuuksien mukaan lehdistöä/tv paikalle ja ennakkojuttuja JL Kerhoja kannustetaan markkinoimaan ja tukemaan jäseniään kisoihin JL. Voitaisiinko BBO:n nettisivulle hankkia mainos? FW
3.1
Hyödynnetään markkinoinnissa vahvistuneiden maajoukkueiden nimiä, tehdään tästä eri kaupunkien ”kesäturnaus” Hangon lisäksi.
3.2 Pyrittävä saamaan ensi vuoden turnaukseen 1 kpl bridgetoimittajaa kirjoittamaan juttu kv-lehteen. Mietittävä voimmeko saada esim pääparikisan BBO turnaukseksi, kohdistuu oikeille ihmisille. Kisasivujen kehittäminen sisältämään tapahtumakuvia, 1 vastuuhenkilö tulevaan tapahtumaan joka toimii vastuullisena valokuvien ottajana+ auskultoi ulkomaista toimittajaa.
3.3
Tapahtumasta kerronnallinen tarina johon mausteeksi esim. Sten Bertnes (Norjan kapu) omasanaiset kommentit tapahtumasta tältä vuodelta (puhuttelee). Samoin jos muilta maajoukkueilta saisimme kommentteja.
3.4 Myyntimateriaalin (esite yms.) selkeys ja informatiivisuus (lisättävä).
3.5 Paikan päällä pelaajia helpottava tarkennettu aikataulutus (Katin toive).
3.6 Ennakkoilmoittautuminen riittävän ajoissa eli VIIMEISTÄÄN 4 VRK ennen tapahtuman alkua.
3.7 Voimmeko arpoa esim. 10 ensimmäisenä ilmoittautuneen parin joukosta 1 parin jonka kilpailumaksu on 0 eur = aktivoidaan porukkaa ilmoittautumaan aikaisemmin.
3.8 Muu, mikä ?

4 Palvelut Onnelassa
4.4 Majoituspalvelut
4.4.1 Tavoiteltava asia, kaikki majoitustilat vain turnauspelaajille. Syy: palaute huonosti nukutusta yöstä muilta asiakkailta poistuisi. Lisäksi kilpailupaikan vuokra tuloutuisi tätä kautta toimittajalle. Päätilan vuokra 4 vrk olisi ollut yritysasiakkailta 2400 euroa.
4.4.2 Saamme todellisen bridgeleirin synnytettyä Onnelaan ja voimme helpommin suunnitella oheisohjelmaa esim. nuotioiltaa jne.
4.4.3 Maajoukkueille vaihtoehto majoitukseen eli erotuksen hinnalla upgrade Onnelaan.
Negatiivinen puoli on nuorten keskinäisen yhteydenpidon pieneneminen. Mietittävä.
4.4.4 Palaute Onnelaan? En ole saanut negatiivista palautetta liittyen majoituspalveluihin.
4.5 Ravintolapalvelut
4.5.1 Avohässäkkä Osa johtui osallistujista, osa minun henkilökunnasta.
Ehdotus: Toteutamme ensi vuonna ns turnauspassin eli luomme KAIKILLE osanottajille nimikyltin joka mahdollistaa pelaamisen ja mahdolliset ennakkoon tilatut ravintolapalvelut.
Tästä konsultoitava NETTIVASTAAVAA jo heti päätöksen jälkeen=jos turnaus toteutetaan. Nimikyltti on pakollinen KOKO turnauksen ajan ja se toimisi tuotteiden lunastamista helpottavana ”passina” koko turnauksen ajan. Valkoisella pohjalla majoittuville, pvämäärät mukaan, mahdolliset kisat joihin osallistuu jne. Muulla värillä ei majoittuville, johon ennakkoon merkitään tilatut palvelut. Kolmas väri joka kertoo että asiakkaalla pitää olla kuitti esim. ruokailuun mennessä. Maajoukkueille omat kyltit, toimitsijoille omat etc.
Mikäli joku osallistujista ”lainaa” kyltin toiselle on sanktio 100 euroa, automaatio.
Ennakkoilmoittautumista kehitettävä myös tältä osin ja ehdotus taas mallia ”karu”. Kaikki ennakkoilmoittautujat saavat lounaan erikoishintaan ja pp maksu on listahinnan mukainen. Tässä on myös vaara jäädä ilman tuotetta mikäli pp hankitaan paljon tuotteita saattaa johtaa niiden ”ei oo” tarjontaan. Tämä olisi kunkin osallistujan henkilökohtainen ratkaisu joka tarkoittaa= älä reklamoi jos otit riskin.

4. Logistiikka
4.1 Kilpailupaikan rakentaminen ja purku: Logistiikka huomattavasti helpompaa jos ajoissa on tiedossa joukkueet, tuloajat ja lähtöajat. Vastuuhenkilö ko. hommaan. Samoin etukäteen selvillä milloin ja minne roudataan tavaraa ja milloin pois. Henkilöt nimetään tehtäviin VvG ja JL
4.2 Varaukset Vanhankylän kartanoon ylimitoitetaan varalle. Perutaan, kun ajoissa tiedossa väkimäärä MS. Nyt tuli välistä Virolaisten sekä maajoukkue että muu joukkue. Maksoimme Viron maajoukkueen sekä camping majoituksen että Majatalo Onnelan majoituksen eli tuplasti VvG. Logistiikasta opimme paljon. Ehkä paremmin menee ensi vuonna.

5. Muu tarjonta
• Oheispalvelut; koska kilpailuaikataulu on niin tiivis on tämä selkeä haaste.
• Majoittuville voisi järjestää esim. nuotioiltaa, yhteistä saunailtaa etc.
• Ympäristön aktiviteetit; kulttuuri, golf etc. Pitäisikö asiaa lähestyä esim. näin: Ennen turnauksen alkua edellinen päivä ?
• Banketti; tarjoilu, ohjelma etc. Osanottajilta saimme paljon hyvää palautetta banketista
Palkintojenjakoseremonia? Palkintoseremonia koettiin juhlavaksi ja pidettiin hyvänä, että kaikki palkinnot jaettiin ko. tilaisuudessa.

6. Tiedottaminen
6.1 Ajoissa tiedote, joka edellyttää työryhmän panosta heti tämän jälkeen. Tekstit painoon ajoissa ja lähetetään eri maiden bridgeliitoille sähköisesti. Myöskin kansainväliseen kalenteriin ajoissa ajankohta. Työryhmään tarvitaan uutta jäsentä, joka hallitsee sekä tiedottamisen että englanninkielen VvG.
6.2 Nettisivut ajoissa kuntoon tiedotteen tekstein ja kilpailujen osalta työryhmän ja Katin sopimista asioista. Lisäksi Kari Patanan tulisi kehittää Bilboa, jossa lounas/päivällinen voitaisiin ruksata. mm ja VvG
6.3 Junnuille sekä suomen- että englanninkieliset käytännön ohjeet ja kilpailuaikataulu tarkemmin etukäteen. Lähetetään junnujen kapteeneille etukäteen.
6.4 Vuoden 2013 kisojen junnujen kapteenien kannanotot olisivat merkittäviä ja voitaisiin käyttää myös tiedottamisessa.
6.5 Lehdistötiedote ajoissa.
6.6 Artikkeleita lehdistöön ajoissa.
6.7 Kerhoille tiedottaminen ajoissa.
6.8 Omalla nettisivulla tiedotteet sovitusti. Se toteutui tänä vuonna.

7. Työryhmä päätti ehdottaa Midsummer Bridge tapahtumaa myös ensi vuonna. ajankohdaksi sovittiin 5.-8.6.2014 Majatalo Onnelaan. Alustava varaus ko. paikkaan on tehty.

Tämä sivu liittyy sivuun:
• SBL hallituksen kokous 5/2013